Yönetim işi kaçınılmaz olarak insan faktörü ile uğraşır. Ne kadar otomatikleştirseniz de, az veya çok, işlerin yürümesi için insanlarla birlikte çalışmaya ve bundan kaynaklı problemlerle uğraşmaya mecbursunuz. Bir yönetici için iletişim becerilerini optimum şekilde kullanmak ve çatışma çözme tekniklerini uygulamak, özellikle sorumlu olduğu insan sayısı yüksekse, çok önemli bir yetkinliktir ama, belli tip insanlar, ne kadar yetkin olursanız olun yine de sizin için hayatı kabusa çevirebilirler.
İnternette küçük bir araştırma “Zor insanlarla başa çıkmanın yolları” ana temasında onlarca makale ve tavsiyeyi önünüze serecektir. Bununla ilgili eğitim programları bile var. Çoğunu okumuş biri olarak söyleyebilirim ki, iş tüm gerçekleri ile karşınıza çıktığında okuduklarınızın pek bir faydası olmadığını görüyorsunuz. Çünkü; öncelikle, bu tip sosyal yetkinlikler okumayla kazanılamaz ve orada yapılan maddeler halindeki tavsiyeler birçok durumda ve birçok insana karşı pek etkili olmayacaktır.
Yine de ilgilenenler ve ileride ilgilenmek zorunda kalacaklar için kişisel deneyimle harmanlanmış araştırma özeti faydalı olabilir.
Öncelikle “zor insan” dan neyi kasttetiğimizi netleştirelim. Aşağıdaki davranış biçimlerinin birine ya da birkaçına sahip çalışanları “zor insan” katagorisine alıyor ve onlarla başa çıkmanın yollarını yönetimsel bir bakış açısıyla ortaya çıkarmaya çalışıyoruz:
- İlgisiz / Dikkatsiz
- Sürekli şikayet eden
- Yıkıcı / tahrik edici davranışlar gösteren
- İş yapmaya gönülsüz
- Başkalarını umursamayan
- Baş kaldıran / İsyan eden
- Tembel
- Negatif / Alaycı duruş sahibi
- Somurtkan / Düşüncesiz / Kaba konuşan
- Aksi / Huysuz
- Önyargılı
Listeyi uzatmak mümkün, ve insan öyle karmaşık bir makine ki yukarıdaki maddelerin birkaçının sonsuz sayıda kombinasyonunu içeren insanla karşılaşabilirsiniz. Burada tek tek şöyle adamlara böyle davranın reçeteleri vermeyeceğim. Zaten hiçbir işe yaramadıklarını da düşünüyorum. Onun yerine hemen her iletişim için kaçınılmaz olan çok önemli bazı başlıklara değineceğim. Bunları her şart altında uygulamak iyidir ancak çalışılması/uğraşılması zor insanlara karşı uygulamak bana göre mecburiyettir:
Pozitif olun:
Evet bu çok zor, özellikle de; karşınızda sadece görmenizin sizi delirtmeye yettiği, kabus bir insan varsa neredeyse imkansız. Ama iletişimin iki altın kuralını sürekli akılda tutmak gerekiyor; ne olursa olsun iletişime pozitif şeyler söyleyerek başlayın ve “ama” kelimesi ve türevlerini konuşma lugatınızdan atın.
Örneğin çok problemli bir çalışanla konuşacaksınız. Söze “xxx senin yapmaya çalıştıklarını ve çabanı takdir ediyorum ama şu konularda daha özenli olmak zorundasın” dediniz. Altın kuralın ikincisini ihlal ettiniz ve iletişim bilimine göre, “ama” dan önce ne söylemiş olursanız olun karşınızdaki için en ufak bir değeri yok. Hatta sürekli böyle yaptığınızda, karşınızdaki öncül geyik muhabbetlerini ve yalan iltifatları bırakıp “ama” ya geçeceğiniz anı beklemeye başlıyor. Pozitif başlayan, birkaç özelliği taktir eden ve devamında ama olmayan cümleler kurun.
Empati yapın:
Karşınızdaki bir huysuzluk ya da gıcıklık yapıyorsa bunun birçok nedeni olabilir. Hemen biletini kesmeden önce bu tür davranmaya onu sevk eden alt etmenleri anlamaya çalışın. Hep ezilmiş mi, kendini değersiz mi görüyor, sürekli ne istediğini bilmeyen adamlarla mı muhattap olmak zorunda kalmış, üzerinde aşırı bir baskı mı var, hayatından mı memnun değil…? Birçok durumda kişinin kendi özünde sinir ve uzlaşmasız olmadığını, onu buna sevk eden alt etmenler olduğunu farkedeceksiniz. Bana göre yöneticilik biraz da fark etme sanatıdır. Başkalarının dışardan bakınca göremediklerini görmek zorundasınız. Bunun için de hızlı hüküm verme hastalığından kurtulmanız ve davranış alt analizlerini yapabilmeniz gerekir. Nasıl bir usta, makineye bakınca benim göremediklerimi görüyor ve semptomdan kök nedeni anlıyorsa, yönetim ustasının da aynısını yapması beklenmelidir.
Not alın:
Sıkıntılı davranışlara her şahit olduğunuzda, tarihle birlikte, kısa notlar alın ve karşınızdakine tamamını sunun. Bazen insan yaptıklarının dışarıdan nasıl algılandığının ya da ne kadar sık yaptığının farkında değildir ve önemli bir farkındalık yaratabilirsiniz.
Ertelemeyin:
Mevlana Mesnevide bir bahçe sahibinin hikayesini anlatır. Dostları bahçede gördükleri bir dikeni hemen kesmesini söylerler ama o sürekli şu, bu sebeplerle işi erteler. Nihayet karar verdiğinde dikenin dalları ağaç kadar kalınlaşmış ve çok geniş bir alanı kaplamıştır. Mevlana bunu, kişinin bırakmayı ertelediği kötü alışkanlıkların nasıl insanın içinde kök salıp derinleştiğine misalen anlatmış ama durum bizim için de geçerli. Problemli kişilerle uğraşmayı ertelemeyin. Kendisiyle konuştuktan ve tam olarak sıkıntınızı ifade ettikten sonra da her hatalı davranışına hemen reaksiyon verin.
Uzaklaştırın:
Elinizden geleni yapsanız da bazı durumlar bırakın yöneticiyi, uzman bir psikiyatrist için bile çözümsüzdür. Yöneticiler insanları uyarabilir, doğruya kılavuzlayabilir ya da ortak iş amaçları için senkronize edebilir ama onların kişilik problemlerini çözemezler. Hatta kendi kişilik problemlerini bile çoğu kez çözemezler. O nedenle problemin çözümü için çabalamak ve gayret göstermek kadar, olmayacağını görmek de önemlidir. En istenmeyen şey bu tip “zor” insanların ekibin kalanının uymununu ve keyfini kaçırmasıdır. O yüzden kangren durumu varsa parmağı kesmekte tereddüt etmeyin.
Bu makaleyi okuyan herkesin aklına eğer zor/problemli insan amirimiz müdürümüzse ne yapacağız sorusu gelecektir. Elbette bu çalışma arkadaşları ve size bağlı çalışanların durumunu yönetmekten daha zordur ve aslına bakarsanız iş memnuniyetsizliği ya da işten ayrılmaların çok önemli bir kısmının sorumlusudur.Böyle bir durumla baş etmek daha fazla enerji ve sabır gerektirir ve yukarıdaki tavsiyelerin sonuncusu da, doğal olarak, imkansızdır. Bu yazı bu konuda bazı cevaplar sağlayacaktır. Orada yazanlara ilaveten, 2 küçük çocuk sahibi biri olarak söyleyebilirim ki çocuk idare etmek bazı açılardan patron idare etmeye benzer. Doğru dili anlamak ve ikna etmek çok önemlidir ve birçok durumda haklı olmanız ya da mantıki bağıntılar işe yaramayabilir.
Zor insanlar her yerde var ve olacaklar da. Hatta biraz “polyanna”cılık yapsak, onların da hayatın renklerinden olduğunu, bize çok şey öğretip kattıklarını söylemek mümkün. Ancak onlarla ilgili kararlar vermek, ne zaman parmağın kesilmesi gerektiğini anlamak ve adaleti koruyarak ve kendi saygınlığınızı da muhafaza ederek problemleri çözmek çok ama çok zor bir problem olarak önümüzde duracak gibi.
Eh, bunlar olmasaydı hayat çok basit olurdu ve herkes kolayca başarırdı yaşamayı. Ne amiriyle ne iş arkadaşlarıyla ne de “kendisiyle” problemleri olmazdı insanın.Zor kararlar vermek zorunda kalmaz, kendimizi tüketene kadar enerjimizi bu tip insanlara harcamazdık.
Eee ne demiş eski maarif nazırı emrullah Efendi : “Şu mektepler olmasaydı maarifi ne güzel idare ederdim”
Kaynaklar:
http://www.businessmanagementdaily.com/983/how-to-counsel-employees-with-attitude-problems
Direk sitesi de varmış : http://howtodealwithdifficultpeople.net/
http://www.managementcraft.com/2010/03/dealing-with-difficult-people-in-meetings.html
http://www.hbrturkiye.com/blog/liderlik/hoslanmadiginiz-birini-nasil-yonetirsiniz-2