İşletmede doğru bir yönetim sistemi kurmak ve onu doğru şekilde işleterek verimli ve yüksek karlı bir üretim gerçekleştirmek hepimizin hedefidir. Araştırmalar, yönetim sistemleri konusunda yüksek not alan firmaların ticari başarılarının da, sürdürülebilirliklerinin de doğru orantılı olduğunu söylüyor ve buna yatırım yapmanın bilimsel olarak mantıklı olduğunu belirtiyor.
Doğru yönetim sistemi kurmak ile neyi kastettiğimize, kurulu sistemi hangi açılardan sorgulamamız gerektiğine bir bakalım.
Bu konuda, yapılan araştırmalarda kullanılan soru setlerini baz alacağım. İşletmelerin yönetim puanlarını notlayan ve, bir önceki yazıda bahsettiğimiz gibi, bu datayı birçok açıdan analiz eden araştırma firmaları hangi açıdan sistemlere bakıyor ve hangi soruları soruyor onlara bakarak “doğru” yönetim sistemini tanımlamaya çalışacağız.
Son dönemde şirketlerin yönetim performansını değerlendirmek için kullanılan ve birçok makale ve çalışmaya konu olmuş araştırmaya bakacağız. McKinsey araştırma gurubunun hazırladığı anket sorularıyla yapılan Standford, Harvard Business School, Cambridge Üniversitesi, London School of Economics gibi önemli kurumların da desteklediği çok geniş çaplı bir araştırma bu (20 ülke 10.000 den fazla işletme ve yüzlerce CEO). Bu yazıda sonuçları tartışmaktan ziyade, bu ölçüm için kullanılan soru setlerinden hareketle “iyi” yönetimden kastedileni aydınlatmaya çalışacağız.
Operasyon Yönetimi
Yönetimin iyi olmasının ilk şartı işletme verimliliğini arttıracak şekilde yapılanıp yapılanmadığının anlaşılmasıdır ve araştırmacılar bu konuda “Yalın” üretim sistemlerinin uygulamalarını esas almışlar.
a) Yalın sistemlerin uygulanma seviyesi : Yalın üretim sisteminin ana bileşenlerinin işletmede ne ölçüde uygulandığına bakılıyor. Herkesin artık ezbere bildiği İngilizce ve Japonca kısaltmalardan oluşan teknik ve metotlar araştırılıyor. Örneğin; “5S” uygulama düzeyi nedir?, “TPM” uygulamaları var mı? “Sürekli iyileştirme” sistematiği kurgulanmış mı?, gibi.
b) Yalın Üretim Teknikleri anlaşılma seviyesi: Garip gelebilir ama uygulanma seviyesi ile anlaşılma (içselleştirilme) seviyesi çok farklı şeylerdir ve bence bu ikincisi birincisinden çok daha değerlidir. Hatta başlanan birçok “Yalın” projesinin fiyasko ile sonuçlanmasının ana sebebi tekniklerin kopyalanması ama altındaki felsefenin anlaşılmamasıdır. Bu grup sorular sistemin ne kadar çalışanlarca benimsendiğini, arkasında nasıl bir destek ve motivasyon olduğunu ölçmeye çalışıyor.
Performans Yönetimi
Yönetimin iyi olmasının ikinci şartı işletme performansının ölçülmesi, üzerinde çalışılması ve sürekli geliştirilmesi için bir sistematik yaratılmasıdır.
a) Performans izleme : Hangi anahtar performans göstergeleri (KPI) takip ediliyor? Hangi sıklıkta izleniyor? Kim izliyor, kim hesabını veriyor? Bu soruların cevapları araştırılıyor ve buna göre puanlanıyor.
b) Performans değerlendirme: İzleyerek veri topladığımız bu anahtar göstergelerin nasıl değerlendirildiğini sorguluyoruz. Bu konuda gerekli takip sıklığı, takip ciddiyetinin işletmede ne seviyede olduğu, yönetimin notunun önemli bir parçası oluyor. Burada da ikinci madde birincisinden önemli zira, tıpkı yukarıdaki gibi, sonradan ciddiyetle ve düzenli takibi ve sorgulanması yapılmayan gösterge göstermelik olmaktan öteye gitmiyor.
c) Performans görüşmeleri : Takibi yapılan kişisel, bölüme ait ya da işletme geneline ait performans kriterlerinin değerlendirilmesi esnasında yapılan iletişimin kalitesi sorgulanıyor. Bu da benim pek karşılaşmadığım ama burada görünce gerçekten değerinin ayırdına vardığım bir sorgu. Çalışana performans geri bildirimlerinin nasıl verildiği şu an detayına girmeyeceğimiz ancak bir çok farklı yöntem ile (360 derece değerlendirme, serbest görüşme vs…) çözülmeye çalışılan ayrı bir araştırma konusu.
d) Sürekli iyileştirme : Performans göstergeleri nasıl kaydediliyor, nasıl raporlanıyor ve işletme genelinde sürekli iyileştirme süreçleri nasıl yürütülüyor sorularına cevap aranıyor. Ayrıca iyileştirme çalışmaları sistematik mi yoksa bir problem oluştuğunda mı başlatılıyor şeklide sorular da var.
Hedef Belirleme
İşletmenin hedeflerinin ne olduğu, yönetimin yön tayin etme işini ne kadar etkin yaptığının göstergesidir ve bir kaç açıdan incelenir.
a) Hedeflerin içeriği : Araştırmacılar, iyi yönetim sergileyen şirketlerin verdikleri hedeflerde finansal – finansal olmayan dengesi kurduğunu, notu düşük işletmelerde ise sadece finans odaklı hedefler verildiği ve takip edildiğini görmüşler. Kağıt üzerinde çoklu hedefler olsa da değerlendirmede sadece finansal hedeflerin gerçekten ciddiye alındığı bir çok kurum da var.
b) Hedeflerin yayılımı : Hedeflerin tepe yönetiminden en alt kademeye nasıl yayıldığını ölçmeye çalışıyoruz. Hedefleri tüm işletmenin bir parçası yapmak, sadece bazı insanların bazı odalarda konuştukları muğlak gündem maddeleri olmaktan çıkarmak çok önemli.
c) Hedeflerin zamanlaması : Doğru hedef sisteminin kısa, orta ve uzun vadeli olanlar olarak çeşitlenmesi ve kısa vadelilerin uzun olanlar ile mantıksal bağlantılarının olmasını bekliyoruz.
d) Hedeflerin yapılabilirliği : Verilen hedeflerin çok kolay erişebilir olması da, ekip tarafından ulaşılması imkansız seviyelerde algılanması da işletme açısından eşit derecede kötüdür. Bu ekibin hedeflere ulaşmak için motive olmuş şekilde çalışmayacağını gösterir.
Yetenek Yönetimi
Geldik zurnanın son deliğine. Bir önceki yazımızı bu konunun nasıl en arka plana bırakıldığına ayırdığımız için burada fazla detaya girmeyeceğiz. Ancak “iyi” yönetilen firmanın yetkin insanları bulma, onları motive tutma ve iyi şekilde eğiterek işletmeye faydalı olmalarını sağlama konularında açık ara önde olduğunu söylemeliyiz.
a) Yetenekleri yönetmek : Yönetimin, iyi çalışanları firmaya çekmek, onları firmada tutmak ve onların gelişmeye devam etmesi için yürüttüğü faaliyetlerin ne olduğu sorgulanıyor.
b) İyi performansı ödüllendirme : “İyi” dediğimiz çalışanların ödüllendirilmesi için nasıl uygulamalar yapıldığı sorgulanıyor. Ödüllendirme sisteminin çalışması ile ilgili; ikramiye vb. uygulamalar işliyor mu, adil mi ve gerçekten motivasyon sağlıyor mu sorularını sormamız gerekiyor. Araştırma finansal olmayan ödüller (onurlandırma, teşekkür) de var mı ve sizdeki sistem rakiplerinize göre ne seviyede gibi sorularda soruyor.
c) Kötü performansı cezalandırma : “Kötü” performans sergileyenler için gerekenin yapılması ve sistemden uzaklaştırılmaları da, en az, iyilerin ödüllendirilmesi kadar önemlidir. İşletmeler genellikle bu konuda çok hantal davranır ve yapması gerekeni yapmak konusunda çekimserdir. Ancak “kötü”lere bir şey olmaması adalet duygusunu ve işletme bağlılığını çok ciddi zedeleyen bir durumdur. Araştırma, çalışanlara hedeflere ulaşamayan kişilere ne olduğunu birkaç açıdan soruyor.
d) Terfi sistemi : İşletmede iyi performans sergileyen çalışanların çoğu sonucunda gelir ve yetki seviyelerini arttıracak terfiler bekler. Sistemin bunu destekler şekilde kurulması ve adil olması bir çok işletme için büyük bir baş ağrısı oluşturur. Çünkü bu, sınırlı sayıdaki ünvan ile yönetilmesi çok zor bir konudur. Ancak ne kadar zor olursa olsun, “iyi” dediğimiz bir yönetim sisteminin mutlaka bu konuda çözümler geliştirmesi gereklidir. Bu konuda işletmenize atabileceğiniz en büyük kazık yükselmenin performansla değil akrabalıkla, kişisel yakınlıkla, dalkavuklukla vb. olduğunu ilan etmenizdir.
e) Çekme ve tutma : Bu grup sorular, işletmenin “yıldız” oyuncuları bünyesine katmak ve eldekileri elde tutmak için ne yaptığına odaklanıyor. İyi oyuncuları bir şekilde alıp, elindekileri de sözleşme uzatarak tutamayan bir futbol kulübünün başarılı olması ne kadar imkansızsa, kilit pozisyonları “iyi” çalışanlardan kurulmamış bir işletmenin de “şampiyon” olması o kadar imkansızdır.
İşte “World Management Survey” ve alt yapısını oluşturan Bloom ve Van Reenen’in 2006 yılında yaptıkları çalışmanın soruları ve dikkat ettikleri konular böyle. Hiçbiri bilmediğimiz şeyler değil elbette ama eğer hedef iyi bir yönetici olmaksa, ayrı ayrı hepsini bilsek de “iyi” nin tam tanımını ortaya koymak ve büyük resmi görmek önemlidir. Şimdi iyi yönetilen bir işletmeyi özetleyelim öyleyse;
İyi bir işletme yönetimi;
- Verimini arttıracak şekilde yalın tekniklerini uygular ama bunu önce işin felsefesini anlayarak ve çalışanlarına kazandırarak yapar. Kopyala yapıştır ve ezber işlerin tutmayacağını da bilir.
- Performansını sürekli izler ve bunun için bir disiplin geliştirmiştir. Hedefler, sapmalar ve aksiyonlar nettir ve takip edilir.
- Şirket hedeflerle yönetilir. Bu hedefler açıktır, mantıklıdır, en alt kademeye kadar yayılmıştır. Düzenli gözden geçirilir ve revize edilir.
- İşletme en iyi çalışanları kendisine çekmek ve elinde tutmak için çaba harcar. Adil olmak, iyi olanı ödüllendirip kötüyü cezalandırmak çok önemlidir. İyi yönetim, bu konudaki adalet duygusunun, işletmenin insan kaynakları motivasyonunun ve kurum bağlılığının %99’unu oluşturduğunu bilir.
Bunların ne kadarını “gerçekten” yapıyoruz, ne kadarını yapmacık ve göstermelik şekilde idare ediyoruz kendimize sormalıyız. Anket sorularını kandırabilirsiniz, denetçileri kandırabilirsiniz, müfettişleri kandırabilirsiniz, kısa vadede kendinizi de kandırabilirsiniz; ama eninde sonunda, ruhu olmayan yapmacık şeylerin yaşamasının bu evrenin kanunlarına aykırı olduğunu göreceksiniz.
Her yönetimin bu temel kılavuzu elinde bulundurması, her yıl toplantılarının çok önemli bir maddesi yapması ve her bir başlık ile ilgili bir yol haritasını çıkartması gerektiğini düşünüyorum ben.
Özellikle bizdeki gibi ekonomilerde maksimum karın ve kısa vadeli finansal başarının her şeyden önemli olduğunun farkındayım. Bilim ne derse desin, özellikle toplumsal bilinç ve ahlakı düşük toplumlarda, adaletin yerini adam kayırmacılığa, yetkinliğin yerini yalakalığa, bağımsız düşüncenin patrona mutlak biad etmeye dönüştüğünün de farkındayım. E, farkındaysan ne yazıyorsun bunları diyebilirsiniz. Ama hak olan, doğru olan birdir ve alemin tamamının yamuk olması doğru sözü yolundan saptırmaz. Bütün işletmeyi, ülkeyi, dünyayı düzeltemezsiniz ama, doğru olanı bilirseniz, kendinizi, ailenizi, sizinle çalışan küçük ekibi değiştirebilirsiniz.
Siz yine de alın elinize “check-list”i ve soru sormaya başlayın. Küçük küçük iyileştirmeler planlayın ve elinizden geleni yapın. İnsan seferden sorumludur, zaferden değil.
Yararlanılan Kaynaklar:
The International Growth Centre, “Management Practices in Manufacturing in Mozambique”, Lemos, Scur, 2014
MIT/Harvard Org Econ Lecture 1-2 (February 2010), “Measuring & explaining organizational practices”
Washington Post, Saturday, October 16, 2010, “In defence of middle management”, Ray Fisman
https://hbr.org/2010/11/the-little-black-dress-of-mana
http://worldmanagementsurvey.org/benchmark-your-organization/
Bloom and Van Reenen (2006), “Measuring and explaining management practices across firms and countries”, Centre for Economic Performance Discussion Paper 716