Bir önceki yazıda yarım kalan konuyu bitirelim.
Beyaz yakanın verimliliğini ölçecek sayısal göstergelerimiz olmadığından bahsetmiştik. Bunun için tek çarenin yine bilime başvurmak olduğunu ve izafi, nevi şahsına münhasır, anlamsız yorumlardan da uzak durulması gerektiğini konuşmuştuk.
Beyaz yakayı verimli kullanmak istiyoruz.
Bunun için zahmet edip tek tek süreçleri inceledik. Katkının gerçekte ne olduğunu anlamaya ve bu katkıyı maksimize edecek şekilde gereksiz – ilave görevleri elemeye çalıştık.
Ama en önemli şeyi unuttuk: “Beyaz yakayı” tanımlamayı. Çok bilindik gelen ama durup düşününce aslında kastımızı pek bilmediğimizi anladığımız kelimelerden birisi bu. Hakikaten, nedir beyaz yaka yahu?
Tezgahta çalışmayan adamlarımız mı? Yoksa üniversite mezunu olanlar mı? Yönetim kademelerinde yer alanlar mı? Mesai parası ödemediklerimiz mi? Hepsi birden mi?
Bu noktada şu tespiti eklemekte yarar var. Çalışanları beyaz – mavi diye ayırmak yeterli değil. Bizim ara renklere de ihtiyacımız var. Çünkü genel kabul gören beyaz yakalılar arasında yeni nesil operatörler dediğim çalışanlar da var. Bunlar tezgahta çalışmamak ve doğrudan gelir getiren bir iş yapmamak açısından beyaz yakalılar ama genellikle bilgisayar başında ya da üretim sahasında önceden tanımlı, niceliği ve niteliği ölçülebilir işler yapma açısından da mavi yakalılar. Örneğin bir kalite kontrol operatörü her üretimde belirli kontrolleri yapmakla mükelleftir. Yaptığı iş ölçülebilir, süresi ve etkinliği tespit edilebilir, parçalara bölünebilir ya da kısmen üzerinden alınabilir. Aynı şekilde, muhasebede fatura girişi yapan çalışanımız da veri işleme ya da fikir üretmekle ilgili bir iş yapmaz ve belli sayıda faturayı sisteme girmesi üzerinden işini yetiştirip yetiştiremediği, girişte hata oranı üzerinden de yaptığı işin niteliği ölçülebilir.
Ancak bizim verimini tespit edemediğimiz beyaz yaka böyle değildir. O öyle bir iş yapar ki ne niceliği ne de niteliği kolayca ölçülemez. Süre konulamaz.
O halde müsadenizle yeni bir değerlendirme sistemi öneriyorum;
Çok kafamızı karıştırmadan özetleyelim. Yukarıdaki tablodaki ilk üç grup genellikle “beyaz yaka” olarak tanımlanır. Bazı işletmelerde ise açık mavi renk ile işaretlediğim indirek hat çalışanları mavi yaka olarak kabul edilir. Bu yerlerde beyaz yaka algısı ofis / idari bina çalışanları şeklindedir.
Biz bu tam net olmayan tanımlardan sıyrılarak yaptığı işin niceliğini ve niteliğini sayısal olarak ölçemediğimiz tüm çalışanları kastedecek ve bunu yapabildiğimiz çalışanlarımızı kasıt dışında bırakacağız.
Bunu netleştirdikten sonra, gelelim asıl meseleye.
Bir beyaz yakalı çalışanı bir işletme neden kiralar? Ona neden maaş öder?
Onun bilgisinden, zekasından, birikiminden, geçmiş profilinden ve tecrübesinden yararlanarak işletmeye fayda sağlayacak çözümler ve geliştirmeler yapmasını umarak ona maaş ödenir. O halde bir beyaz yakanın çalışma sürecinin girdisini bilgi – informasyon* ve çıktısını çözüm/düşünce oluşturur.
Peki bu çalışanlar için; saatte düşünce üretme sayısı, kişi başına fikir oranı ya da gün içinde aldığı karar sayısı gibi göstergeler takip edebilen bir işletme biliyor musunuz? Ürettikleri fikrin, düşüncenin, çözümün kalitesini nasıl ölçeceğiz? İşletmeye ne kadar fayda sağladığını nasıl bileceğiz?
Bilmeyeceğiz.
Bunlar için sayısal göstergeler icat etmeye ya da izafi metotlarla değerlendirmeye çalışmaya boşuna enerjimizi harcamayacağız. Onun yerine önerim şudur;
Madem ki verim dediğimiz şey birim zamanda ortaya çıkarılan ürün / çıktıdır ve amacımız aynı zaman diliminde daha çok ve daha kaliteli çıktı elde etmektir; o halde, tam olarak ölçemesek de, iki ana parametreyi iyileştirmeye çalışacağız;
Fikir işçisinin zamanı ve çıktının kalitesi.
Bunları da ölçmek yerine; zamanı tüketen gereksiz işleri ortadan kaldırarak daha fazla işletme yararına zaman ayrılacağı ve çıktı kalitesini kötü etkileyen etmenler üzerinde çalışarak da daha kaliteli çıktı alacağımız varsayımını kabul edeceğiz.
Biz beyaz yakayı, işletme için önemli problemler üzerinde fikirler ve çözümler üretsin ve bunu mevcut zekası ve bilgi birikimi ile yapsın diye işe almıştık hatırlarsanız.
Peki, hangi işlerin daha önemli olduğuna kim karar veriyor? Hangi probleme ne kadar zaman harcanacağını, hangisi için ne kadar toplantı yapılması gerektiğini kim belirliyor? Ya da eldeki konuların hangi sırada, ne zaman, kimlerle, nerede halledileceğini kim söylüyor?
Peki biz üst yönetim olarak yukarıda yazdıklarımı yapılandırsak ve üzerinde kontrol sağlasak, elimizdeki fikri gücün daha doğru noktaya sevk edilmesini sağlayabilir miyiz?
Ya toplantılar. Bir toplantının gerekli olan süresi ve katılımcıları konusunda bir kontrolümüz var mı? Ya insanlar gereksiz birçok toplantıya davet ediliyorlarsa? Ya önceden hazırlanılmamış, gündemi ve beklenen sonucu belli olmayan toplantılar nedeni ile hesapsız miktarda işgücü kaybediyorsak?
Beyaz yaka verimliliğini arttırmak için neler yapılması gerektiği konusunda kafanızda birşeyler canlanmaya başladı mı?
Ortalama bir beyaz yaka çalışanın gününü nasıl değerlendirdiği ile ilgili çalışmalar yapılmış ve 3 ana konuda zaman harcandığı görülmüş:
- Konuşma
- Yazma
- Okuma
Çok ilginç değil mi? Demek ki zamanımızın neredeyse tamamını bu üç eylemle geçiriyoruz. Toplantı masasında, telefonda, uçakta, iş yemeğinde konuşuyoruz, yazıyoruz ya da okuyoruz. Eh, bunlardan arta kalan zamanımızda da düşünme / planlama aktivitelerini yürütüyoruz. Ne kadar arta kaldığını takdirinize bırakıyorum.
Konuşma, hepimiz için vazgeçilmez bir iş. İletişimimizin en önemli parçalarından birisi. Ancak konuşma verimliliği üzerinde hiç düşünmüyoruz. Doğu kültüründe toplantıların ilk 30 dakikasının hoşbeş ile geçmesi, hal hatır sorulması ve ana konudan önce kahvelerin filan gelmesi yaygındır. Bir Alman ise çok daha direk konuya girecek ve konu dışına çıkmadan konuşmaya çalışacaktır.
Yaptığımız toplantıları gözden geçirin. 1 saatlik bir toplantının sadece 5 dakikası ana konu konuşulur ve geri kalan, konudan bizi uzaklaştıran yorumlar, araya girişler, eski zaman kıyaslamaları, alakasız daldan dala atlamalar ile harcanır ve bu hiç de öyle nadiren olan bir durum değildir. Gün içinde ayaküstü sohbetlerimiz için harcanan zaman da verimsiz kullanılır. Öyleyse ilk aksiyonumuz şudur:
“Beyaz yakanın konuşma verimliliği arttırılacak”
Nasıl? Konuya girme ve konuda kalma kültürü oturtulacak. Bu konuda farkındalık yaratılacak. Her konuda danışmanlar ve denetçiler tutuyoruz. Neden işletmenizde geçici süre ile “toplantı danışmanları” olmasın? Bunlar misafir olarak tüm toplantılara girse ve onları; önceden hazırlanma, belirli gündem, konudan sapmama, doğru katılımcılar ve sonuca bağlanma gibi kriterler ile değerlendirse, sonra da çalışma sonuçlarını özet bir raporla sunsa fena mı olur? Değerlendirilmeye değer bir fikir ve yeni bir iş kolu bence.
Yazma, kurumsallaşmanın bir ifadesi olarak görülür. Söz uçar yazı kalır dediklerinden herkes, herşeyi ayrıca mail olarak da yazar. Bu konuda araştırmadaki ifadeyi aynen aktarıyorum:
In the Big Three auto companies, for example, the typical white-collar worker writes 10 documents a day (about 50 per week, on average); and each of these writings is typically addressed to a dozen readers. Meeting minutes I’ve analyzed over the years average combined distribution lists of 35 readers. In one automaker’s Engineering Office alone, I estimated that the white-collar staff of 2,800 at the time was generating nearly 12 million individual readings a year for internal consumption. In another (nonautomotive) company in the Midwest, a 950-person white-collar staff wrote more than 7,000 messages a week. And I consulted once in an insurance firm where the white-collar workforce wrote an average of 21 messages a day! And these are by no means extreme examples. In companies all over America, white-collar workers routinely spend one-fifth (or more) of their time on the job as a silent, invisible congregation of readers.
“Üç büyük otomotiv şirketinindeki ortalama bir beyaz yaka günde 10, haftada en az 50 döküman yazar ve bunların her biri genellikle bir düzine okuyucuya gönderilir. Yıllar içinde analiz ettiğim toplantı notu mailleri için ortalama dağıtım listesi 35 kişidir. Sadece bu otomotiv üreticilerinin birinin mühendislik ofisinde, tahminen 2800 beyaz yaka yılda 12 milyon iç yazışma üretir. Midwest’teki otomotiv dışından başka bir işletmede, 950 kişilik beyaz yaka ekibi haftada 7000 den fazla mesaj yazar. Daha önce danışmanlığını yaptığım bir sigorta şirketinde beyaz yaka ofis çalışanları günde ortalama 21 yazışma yapıyorlardı. Bunlar hiçbir şekilde uç örnekler bile değiller. Tüm Amerika’da beyaz yakalı çalışanlar günlerinin ortalama beşte birini sessiz, görünmez bir okuma topluluğu olarak geçiriyorlar”
Bir e-posta bombardımanı altındayız ve bizden bunları okumamız, anlamamız ve gereğini yapmamız bekleniyor. Vay efendim beni niye eklemedin, filancanın haberi yok mu gibi sorularla muhattap olmamak için de herkes, mail listesine Allah ne verdiyse ekliyor. Ben atayım da, artık birisi ilgilenir. Atmadı demesinler. Öyleyse ikinci aksiyonumuz da şu;
“Beyaz yaka yazışma kültürü, e-posta bilgi kısmının doldurulması ve yazışma dili konusunda eğitim verilecek”
Okuma ve yazma birbirlerini gerektirdikleri için birlikte değerlendirmiş olduk. O halde şunu da ekleyelim; yapılan çalışmalarda e-postaların olması gerektiğinden 2 kat daha karmaşık ve okunması zor bir dille yazıldığı görülmüş. Bizi amaca ulaştıracak en sade ve basit dili seçmeyi öğrenmek zorundayız. İki üç mailini birleştirsem küçük bir kitap çıkabilecek insanlar tanıyorum. O kadar uzun metni kimse okumuyor, boşuna zahmet etmeyin. Ne demek istediğini anlayabilmek için üç kez okumak ve yine de bir kısmını yorumuma bırakmak zorunda olduğum yazışmalar da var. Bunlara bir de, sırf çalıştıklarını göstermek ya da işlerini çabuk yaptıracaklarına inandıkları için beni bilgi kısmına yazanları ekleyin.
İnanılmaz bir verimsizlik. Ama daha da kötüsü, bu verimsizliği yaparken çok çalışıyor hatta kendimizi tüketiyor olmamız. O nedenle de, asıl katma değer sağlayacağımız ve birşeyler üreteceğimiz fikir üretme ve aksiyon alma görevine ne zamanımız ne de enerjimiz kalıyor.
İki yazıyı da özetleyerek beyaz yaka verimliliğini nasıl arttıracağımıza bakalım:
- “Gerçek” beyaz yaka işini tanımlayacağız
- Bu gerçek iş dışındaki işleri mümkün olduğunca eleyecek ve daha vasıfsız elemanlara kaydıracağız.
- Bu iki madde sonunda adam sayısı artar gibi olabilir ama önemli olan toplam verimdir, unutmayacağız
- Üst yönetim olarak beyaz yaka fikri gücünü organize edecek, önceliklendirecek ve takip edeceğiz
- Konuşma kültürü için çalışacak ve toplantı danışmanları tutacağız
- Yazma ve okuma için temel prensipler belirleyecek ve sıkı takip edeceğiz.
- Bir de, her bir beyaz yaka pozisyonu için, hedeflenen katma değeri gösterebilecek kişisel hedefler yaratacak ve bunları başarı kriteri olarak kullanacağız.
Son madde kişisel hedef kartları,Japonların “Hoshin” sistemi ve beyaz yaka performans yönetimi gibi derin mevzulara giriyor ama korkmayın, yazıyı daha fazla uzatmaya niyetim yok. Eğer birilerinde merak bende de yazma takati olursa ayrıca değiniriz.
Şu verim, verim laflarını papağan gibi tekrarlamayı bırakalım da kolları sıvayıp beyaz yaka verimliliği üzerinde birşeyler yapalım. Ancak elbette tüm değişimler gibi bu da sancılı olacak, çoğunun işine gelmeyecek, her fırsatta hırpalanacak ama olsun, bu yaptığımız işin kaçınılmaz bir parçası zaten…