Mikro Yöneticiler ile ilgili yazmaya karar verdiğimde bu kadar uzun bir yazı dizisi olacağını ben de kestirememiştim. Ancak konuyu mümkün olduğunca geniş ele almaya ve aktarmaya çalıştım. Şimdi sıra, nihayet, çözüm önerilerini tartışmaya geldi.
Konuyu iki ana başlıkta ele alalım: siz bir mikro yönetici iseniz ve bunlardan biriyle birlikte çalışmak zorundaysanız.
Aman Allah’ım ben bir kontrol delisiyim!
Dept. of Micro-management.
Bir mikro yönetici iseniz ve bunun farkındaysanız, bu zaten çok nadir bir yetkinliğiniz olduğunu gösterir. Zira bu tip yöneticilerin çoğu ne yaptıklarının ve işletmelerine nasıl bir zarar verdiklerinin farkında bile değildir. Önceki yazılarda bunun temel bazı korkulardan kaynaklanabildiğinden bahsetmiştik. Çözümün de ilk adımı, sizi böyle davranmaya iten etkileri açık yüreklilikle ortaya koymak olacaktır.
Büyük bir baskı altında olduğunuzu, işlerin hemen yapılmak zorunda olduğunu biliyorum. Rekabet şartlarınının da farkındayım. Ekibinizde kendine ve işine saygısı olmayan çalışanlar ve yeterli zihinsel seviyeye çıkmadan diploma sahibi olmuş bir çok çalışan olduğunu da biliyorum. Ama bunlar mazeret değil. Ekibinizde çalışanların aptal olduğu, hep kaytarma peşinde oldukları, beceriksiz oldukları ve buna benzer olumsuz düşüncelerinizin büyük çoğunluğu gerçek dışı ve sizin zanlarınızdan ve ön kabullerinizden oluşuyor.
Çocuk yetiştiriyorsunuz diyelim. Bir yetişkin olarak yürümekten yazı yazmaya, konuşmaktan basit bir işi görmeye kadar hemen her konuda ondan iyi olduğunuz da muhakkak. Ama o her denediğinde ondan önce gidip işi tamamlarsanız, ona hata yapıp öğrenme fırsatı tanımazsanız, sabırla acemice bocalamasını seyredip müdehale etmemek için kendinizi tutmazsanız sonunda ezik, özgüvensiz ve beceriksiz bir çocuk elde edeceğiniz kesindir. Bu sonuca ulaştıktan sonra da, bu çocuk beceriksiz o yüzden ben her detayı mikro yönetmek zorundayım diyeceksiniz.
- Sorumluluk verin ve sonuç bekleyin : Çalışanlarınıza doğru yapılanmış ve çerçeveleri, başarı kriterleri belirlenmiş sorumluluklar verin. Sonra da sadece sonuç raporuna bakın. O termine kadar çatlasanız da müdehale etmeyin.
- Ne istediğiniz tam anlatın : Bazı yöneticiler benden bir iş ister. İster ama, istediği o kadar muğlak ve belirsizdir ki, ben tam olarak ne istediklerini anlamak için birkaç açıklama sorusu sormak zorunda kalırım. Bu sorulara aldığım cevaplar da çoğu kez bulanıktır ve kendimi aptal hissetmeden 50 soru daha sorma imkanı yoktur. O durumlarda işi anladığım kadarı ile üstlenir, herhalde demek istediği budur diye üzerini tahminle doldururum. Sonuç ise “eh işte” ile “ulan ben bunu mu dedim sana” arasında bir yerde olur. Doğru tanımlama, doğru sonucun kilididir her zaman.
- Hiyerarşiye saygı duyun : Altınızda çalışan insanların yönetsel erklerine saygı duyun. Onlarla istişare etmeden kararlar alıp onların astlarına bildirmeyin. Onların görev bölgelerinde teftişlere çıkıp kafanıza göre talimatlar icat etmeyin. Onların görev alanlarında uygunsuz gördüğünüz birşey varsa, doğrudan onlara söyleyin. Ben, üretim müdürüm, üretim mühendisim, grup liderlerim ve takım liderlerim dururken doğrudan operatöre iş verip talimatlar söylüyorsam, o saydığım ara kadronun hiçbir anlamı yoktur. Artık yönetsel erkleri de yoktur. Kendi elimle kendi organizasyonuma dinamit koymanın en bariz örneğidir bu ve ara yöneticiler için de çok moral bozucudur.
- Güvenin : İnsanlara güven ifade etmek, onlara inandığınızı söylemek ve bunu davranışla da göstermek kadar karşıdakini gerçekten güvenilebilir yapan başka birşey bilmiyorum. Küstah ve kendini beğenmiş olmayın; insanlar güveninizi hak etmek zorunda filan değil. Bu, kendini büyük zannetmek sadece. İnsanlara siz güven duyacak ve bunu belli edeceksiniz ki onlar da güveni hak eden çalışanlara dönüşecek.
- Kendinizi geliştirin : Öğrenmenin ne yaşı ne de sonu var. Hele ki yöneticilik pozisyonu bu konuda en kötü yerdir. Çünkü sizin motivasyon, insan yönetimi, örgütsel davranış, kişilik özellikleri, iletişim, psikoloji gibi çok geniş bir yelpazede kendiniz geliştirmeniz gereklidir. Bilgelik ve ustalık sizin göstermeniz gereken özelliklerdir. Bunu yaparsanız, önceki yazılarda belirttiğimiz, kişisel yetersizliklerden ötürü korku ve güvensizlikleri de aşabilirsiniz.
- Gereksiz detaylara takılmayın : Her kademe yönetici, bir altından daha fazla büyük resme bakmak zorundadır. İnce detaylarla ilgilenmek sizin işiniz değil ve her rapor tam kusursuz olmak zorunda da değil. Ben psikoloğumdan mükemmeliyetçiliğin ciddi bir psikolojik rahatsızlık olduğunu öğrendim yıllar önce. Ne diyor bakın Mevlana :
Yüzde ısrar etme doksan da olur,
İnsan dediğinde noksan da olur.
Bir ben varım diye sakın erinme,
Kimler geldi geçti, sen yoksan da olur.
- Saygı duyun : Eve usta çağırıp “orayı şöyle deleceksin, burayı böyle kazacaksın, bak anahtarla orayı sıkacaksın” deseniz ne olur? Bir deneyin de öğrenin bakalım. Birini işinin ustası olarak davet ettiyseniz, ona, iş yapma şekline ve konuyla ilgili bilgi ve tecrübesine biraz saygı duyun. Bizim milletimizde bilgi sahibi olmadan fikir sahibi olmak pek yaygındır. Doktora gider hiçbir tıbbi bilgisi olmadan ahkam keser, kahvede müthiş bir teknik adam oluverir, herşeyi acımasızca eleştirir ama bu eleştiriyi yapmaya aslında ehil değildir. Yönetici olarak insanlara saygı duymakla işe başlayın. Bu konuda içinizdeki canavarı zaptedin. Saygı duyulan kişinin çok daha azimle çalışmaya başladığını göreceksiniz.
“Deciding what not to do is as important as deciding what to do.”
– Jessica Jackley, businesswoman“Ne yapmamak gerektiğine karar vermek, ne yapmak gerektiğine karar vermek kadar önemlidir”
Mikro Yöneticiyi Yönetmek
Gelelim yazının zor kısmına; eğer bir mikro yönetici ile çalışmak “zorundaysanız” neler yapılabilir?
Öncelikle Allah büyük sabır versin demeliyim. Çünkü gerçekten çok zor bir iş mikro bir yönetici ile çalışmayı sürdürebilmek. Özellikle de bu tip yönetim tarzından çok bunalan ve sıkılan biriyseniz. Bazıları işi daha da ilerip götürüp CIA ajanlığına bile soyunur. Bir fabrikadaki istisnasız tüm mailleri görmek isteyen, herkesin bilgisayarının monitörünü seyretmek isteyen ve fabrikaya bir MOBESE ağı kurduran bir tanesini tanıyorum. Bunlar mikro yöneticilik tanımlarına girer mi, yoksa ayrı bir paranoyanın ve güvensizliğin ürünü müdür emin değilim. Ama BBG evindeymiş gibi her hareketi izlenerek çalışmanın tam bir kabus olduğunu biliyorum. Güya yönetici, hababam sınıfındaki “Külyutmaz” gibi, kimsenin en ufak kaytarmasına bile müsaade etmeyecek ama gerçekte aldığı sonuç bunun tam tersi. Daha önce de belirttiğimiz gibi; güven ve adalet yoksa geri kalanlar hiçbir anlam ifade etmiyor. Ne işte, ne evlilikte, ne arkadaşlıkta, ne de ülkede.
Eğer bir mikro yöneticiniz varsa;
- Anlamaya çalışın : Yöneticinizin böyle davranmasının sebeplerini anlamaya çalışın. Çoğu zaman kendi kişisel özeliklerinden ziyade dışsal, çevresel nedenler onu zorluyor olabilir. Neden korktuğunu anlarsanız, korkmamasını sağlayacak ve güvenini sağlayacak bir strateji bulabilirsiniz
- Gönüllü olun : Daha fazla sorumluluk almaya, işerle daha yakından ilgilenmeye gönüllü olun. Yönetici işin başarılması için sizin de en az onun kadar istekli olduğunuzu hissetsin.
- Siz raporlayın : Bilgi alamamak onlar için ürkütücüdür ve işlerin kontrolünü kaybettiklerini hissettirir. O başka kaynaklardan bilgi aramadan sık sık özetler geçin ve onun fikrine danışın.
- İfade edin : Rahatsızlığınızı doğru zaman ve biçimde ifade edin ve tek tek bu tip davranışları yok etmek için birlikte çalışın. Eğer böyle bir geri bildirime açık ve vizyon sahibi bir mikro yöneticiniz varsa tabi.
- Düşünün : Bunun neden başınıza geldiğini düşünün. Sadece size mi yapılıyor yoksa herkes için aynı mı şartlar? İşinizi adam gibi yapmayıp, yeteri kadar ciddiye almayıp yöneticinizi buna mecbur mu bırakıyosunuz yoksa? Bu konularda ne yapılabilir?
- İletişim kurun : Yöneticinizle ve ekip arkadaşlarınızla konuşun. Ama arkadan küfretmek ve şikayet etmek için değil, nasıl bir çözüm geliştirebiliriz diye konuşun. Bazen sadece konuşmaya başlamak imkansız görünen problemleri çözebiliyor.
Bunların hiçbiri işe yaramıyorsa ya da durum bunları denemeye bile değmeyecek kadar vahimse o zaman yapılacak tek şey kalıyor. Onun için de izahata ihtiyacınız yok zaten…
Önceki yazılara buradan da ulaşabilirsiniz:
Mikro Yöneticilik – 1
Mikro Yöneticilik – 2
Daha fazlası için:
https://www.forbes.com/sites/deborahljacobs/2012/05/07/how-to-manage-a-micromanager/#38f26db7698d
https://pract.us/is-staff-training-the-answer/