Murat Turan/ Mayıs 24, 2017

Başlığa “micromanagement” olarak ingilizcesini de yazdım çünkü en çok bu isimle tanınıp biliniyor bu yaygın hastalık.

Nedir mikro yönetici?

Mikro yönetici en basit anlatımıyla; işin en küçük detaylarına bile bizzat karışan ve prosesin her ayrıntısına hakim olmak isteyen yöneticidir. Prosesin dikkatle yürümesinde etkili olsa da, bu yönetim tarzı, projenin asıl sorumlusuna nefes alma ve bildiği şekilde yapma imkanı tanımadığından, kısa sürede bezginlik ve muhtemelen işi bırakmakla sonuçlanacaktır.

En kötüsü de, hem mikro yöneticilik yapan, hem de ne yaptığını bilmeyen yöneticidir ki eğer biriyle uğraşıyorsanız, Allah büyük kolaylık versin derim.

Bu klasik mikro yönetici tanımına ek olarak, genellikle birlikte görülen, bir yöneticilik yanlışı daha var. İşi, asli görevlisine paralel olarak, 2. bir koldan yürütme çabası. Biraz daha netleştirmek için şöyle ifade edebiliriz:

Amiriniz sizin yürüttüğünüz bir projeyi, sizden habersiz ve bağımsız olarak arkanızdan yürütmeye devam ediyor. Başka birilerine daha işi atfediyor ve bir “paralel yapı” kurmuş oluyor.

Çok saçma yahu, olur mu öyle şey diyeniniz var ise; ya çok şanslı ya da iş hayatında daha çok tecrübesizdir.

Bu tip davranışların nedenleri üzerinde az sonra duracağız. Birçok neden sayılabilir ve tam olarak kaynağından emin olmayabiliriz. Ama kesin olan birşey var ki; bunların sonuçlarının, doğru bir çalışan morali ve kurum kültürü inşa etmesi kesinlikle imkansızdır. Kısa vadede küçük iş hızlanmaları ve başarılar sağlasa da uzun vadede mutlaka firmaya zarar verir.

Konunun her detayını bilmek istemek, saat saat ilerleme raporu almak, her karara ve yönteme müdehale etmek, nereden bakarsanız bakın, güvensizlik ifadeleridir. Ayrıca, konuyla ilgili başka kaynaklardan da soruşturma yapmak ve yarım yamalak bilgilerle asıl sorumluyu sorgulamak da öyledir. Çalışanınızın arkasından aynı işi paralelde yönetmek ise, üzerine bir de tüy dikmek anlamına gelir.

Sürekli ne yapacağınızın söylenmesi, her detayın talimat olarak önünüze konması bir zaman sonra, kendinizi işe yaramaz hissetmenize, birşeyler yapma ve başarma zevkini hiç alamamanıza ve gelişip öğrenemediğiniz hissine yol açacaktır. Bunu yapan amiriniz ise bunların farkında değildir. Kendisi muhtemelen bu şekilde davranmazsa işlerin yürümeyeceğini, dürtmedikçe kimsenin birşey yapmaya niyeti olmadığını söyleyecektir. Böyle sıkı takip etmese ve çapraz sorgulamasa herkesin kaytaracağından ya da işi berbat edeceğinden emindir. Zaten kimse onun kılavuzluğu olmadan yeterince iyi bir iş çıkaramamaktadır.

Eğer sevdiği şekilde detay raporlamadan işi ele almaya, sorumluluğu üstlenmeye ve bildiğiniz gibi yapmaya kalkarsanız, sonuçtan asla yeterince memnun olmayacak ve takdir etmek yerine olur olmaz bir sürü hata bulmaya çalışacaktır.

Bu konuda uc örneklerden olan ama bunu bir türlü kabul etmeyen bir dostumu bu konuda eleştirdikten sonra bana:

– “İnanmıyorsan gel filancaya şu işi verelim, 2 gün de hiç karışmayalım, bakalım yapabilecek mi kendin gör” dedi.

Haklıydı da. O kişi 2 gün içinde ya adam gibi bir sonuç almayacak ya da onlarca kez gelip şunu şöyle yaptım, böyle yaptım diyerek onay talebi ile karışık sorular soracaktır. Çünkü uzun zamandır böyle davranarak işletmede bu kültürü kendisi oluşturdu. Şimdi de kendini doğrulayan bir kehanet olarak aynen beklediği gibi gelişiyor işler.

İyi de neden?

Neden insanlar MY olur? Araştırmalar birçok farklı olasılıktan bahsediyor; kişisel tatminsizlik, özgüven eksikliği, başka birine güvenme eksikliği, aşırı sonuç odaklılık, karakter özellikleri  gibi. Ayrıca fazla baskı altında olmak, kendisi de mikro yönetici olan bir amire sahip olmak gibi dış sebepleri de olabiliyor. Ancak bence en önemli sebeplerinden biri de aşırı şişmiş ego.

Patron gibi hissetmek, herkese talimatlar yağdırmak, her işte bir kusur bulup insanları aşağılamak hoşuna gidiyor bazılarının. Öyle davranılan ve yine de kalanlar duruma uyum sağlıyor ve bunu normal kabul etmeye başlıyor zamanla. Aradan yıllar geçince ve bu kültür tam oturunca artık istemeseniz de mikro yönetici olmak zorunda kalıyorsunuz o işletmede. Başka türlü işler gerçekten yürümüyor çünkü.

Bir başka neden de, gerçek ya da zanna dayalı bilgiler. Yöneticiniz de, bir zamanlar yaptığı başka bir görevden o pozisyona yükselmiştir ve siz onun eskiden yapmakta olduğu işi yapıyorsanız beğendirmeniz çok daha zor olacaktır. Bu yöneticiler eskiden yaptıkları iş pozisyonlarına daha fazla mikro yönetim uygularlar. Bilmekten kaynaklanan kısmı böyle. Zanna dayalı kısmı ise; yöneticiniz aslında pek birşey bilmese de, herşeyi bilecek kadar cahildir. Daha önceden o pozisyonu ifa etmemiş, konunun detaylarına hakim de değil ancak ne yazık ki, öyle olduğunu zannediyor ve bu durum siz aslında doğru işleri yapıyor olsanız da yöneticinizde doğru dürüst çalışmadığınız izlenimi doğuruyor.

Bir örnekle açıklamak yerinde olur sanırım:

Diyelim eski toprak bir yönetici ile çalışıyoruz ve kendisinin insan yönetimi ve performans ölçümü ile ilgili bazı kati “bilgileri” var. Her çalışanın sabah 8 den önce firmada olması, bir örnek giyinmesi, tıraşlı olması gibi özellikler çok önemli. Çalışanın internet bağlantısı olması onların kaytaracağı anlamına geliyor ve çok sakıncalı. Birisi 6’dan sonra kalmıyorsa, bu yeterince dolu olmadığı ve boş kaldığı anlamına geliyor. Bazı çalışanların sürekli kahve içmesi ve gevezelik yapması elimizde fazla beyaz yaka olduğuna işaret. Her zaman da, fazla adamla çalışıyoruz. İşte bu yönetici, adam yönetiminin her kademesine doğrudan müdehale ediyor ve onunla çalışan bir ara yönetici varsa her seferinde onu arada bırakıyor. Çünkü kendisi hem güvensiz bir mikro yönetici, hem de “bilgi” olarak kabul ettikleri eski, zanna dayalı ya da bilimden uzak.

 

Amacım yukarıda yazılanların doğruluğunu tartışmak değil. Belirli şartlar altında (askerlik, okul gibi), bir örnek giyinmek, zaman disiplini, şeklen düzgün olmak gibi özellikler çok gerekli olabilir. Özellikle düşük yetkinlik ve eğitim seviyesi ile çalışılıyorsa. Nitekim 2. dünya savaşı sonrasındaki niteliksiz iş gücünü disiplin altına almak ve ortak bir işe odaklamak için bunlar çok gerekli özelliklerdi. Ama artık değil. Artık çalışanlardan serbest düşünmelerini, yaratıcı olmalarını, fark yaratmalarını bekliyoruz. Artık onları çıktıları üzerinden değerlendirip bunlara ulaşma zamanı ve şekliyle ilgili “kısmen” özgürlük sağlamak istiyoruz. Çünkü bir önceki neslin “güvenlik ve garanti iş” açlığını taşımıyor şimdikiler. Temel ihtiyaçları güvencede olduğu, bir savaş, yokluk filan görmedikleri için, öncelikleri “özgürlük”, “serbestlik” olabiliyor. İşte bunun olduğu durumlarda patron/yönetici kafasını değiştiremediyse ve/veya değiştirenlerin yönetmesine izin veremiyorsa yukarıda anlatmaya çalıştığım bilgisiz mikro yönetici açığa çıkıyor.

Yöneticileri birer mikro yönetim canavarına dönüştüren, yukarıda sıraladığımız kişisel ve çevresel etkilerin yanı sıra, onları böyle davranmaya zorlayan iki temel etken daha var.

Hız ve kalite.

Bazen astınıza işi doğru yapabilmesi için gerekli bilgiyi ve tecrübeyi kazandıracak zamanınız olmuyor. Doğrudan, detaylı tanımlama işi çok hızlandırabiliyor. Ama ne yaptığınızı bilmeli, bunu geçici sürelerle yapmalı ve aynı zamanda çalışanın gelişimi ile de ilgilenmelisiniz ki, sürekli böyle yapmak zorunda kalmayasınız. Bazen de, çalışanın işi sizin kadar önemsemediğini, aynı seviyede kaygı duymadığını düşünüyorsunuz. Bu aynı zamanda çalışanda işe bağlılık ve kendini adama problemi olduğunu gösteriyor ve sizin bu engeli aşmanızın tek yolu yine mikro yöneticilik yapmak.

Teşhis ve Tedavi

Genel olarak bu hastalıktan muzdarip olanların belirtileri aşağıdaki gibi sıralanır:

  1. Sorumluluk devretmeye direnç gösterme
  2. Başkalarının görevi olan işlerin içine atlama
  3. Büyük resim yerine detaylara takılma
  4. Diğerlerinin karar verme cesaretlerini kırma
  5. Başkalarının işinin içine, onlara danışmadan girme
  6. En önemsiz şeyi gözleme ve sürekli rapor isteme
  7. Takımdakilerin deneyim ve bilgisini küçümseme, dikkate almama
  8. Ekibin bağlılık ve adanmışlığını kaybettirme
  9. Yanlış önceliklere odaklanma
  10. Motivasyonu bozuk bir takım yaratma **

Yukarıdakiler sizde varsa ya da çevrenizdeki insanlar “demotive”, moralsiz ve ne zaman gitsek diye düşünerek çalışıyorsa nedeni mikro yöneticilik bozukluğu olabilir.

Mikro yöneticilik açık bir yönetememe halidir. Kötü bir liderlik örneğidir ve mutlaka etkileri uzun vadede kötüdür. Yöneticinin asli işi, işlerin detayını yönetmek ve sonuca ulaştırmak değildir çünkü. Onun yapılanları denetlemesi, gerektiğinde yön göstermesi ve arkasında işi iyi şekilde yapmayı öğrenmiş bir ekip bırakması gereklidir.

Çevrenizi bulabildiğiniz en iyi adamlarla çevreleyin, yetkiyi aktarın ve belirlediğiniz politika devam ettirildiği sürece işlerine karışmayın.

Kendi başına karar alamayan ve sürekli detayları sormadan işi sürdüremeyen bir ekip yarattıysanız, pratikte ne kadar başarılı sonuçlar alsanız da şirket geneli için kötü bir iş yapmış olursunuz. Kararlarına saygı duymadığınız, güven göstermediğiniz, hatta, aldığı kararları bozarak başka kararlar aldığınız çalışanın düşünmeyi bırakması pek fazla sürmez.

Sadece Yönetici mi?

Bu noktada madalyonun diğer yüzüne de bakmak gerekli. Zira bu iş tek taraflı değil. Sadece yöneticiler hatalı değil. Elbette mikro şekilde yönetilmedikçe hiçbir şey yapmayan çalışanlar da var. Kendisini asla karar verme sıkıntısına sokmayan, atılmayacak kadar, rölantide çalışan ve hiçbir zaman potansiyelini işine vermeyen çalışanlar.

Bunlar benim kadro ziyanlığı dediğim türde çalışanlardır ve sanırım her işletmede birkaç tane bulunur. Temel zihniyet “yatabiliyorsan oturma, oturabiliyorsan ayakta durma” şeklindedir. Mümkünse bir köşede kıvrılıp yatarak maaş alsalar çok mutlu olurlar.

Bunlara ilaveten temel bazı yetkinlikleri – iş bitiricilik, temel mantık, zeka, anlama kabiliyeti – yetersiz olduğu için başka şekilde yönetilemeyecek çalışanlar da vardır.

Ancak hal böyle olsa da, yöneticinin, bu tip çalışanlarla diğerlerini ayırt etmesi, kime ne kadar özgürlük ve insiyatif tanıyacağını kestirmesi gereklidir. Ayrıca işletmeyi bu tip adamlardan temizlemek ve işin ehli çalışanlarla doldurmak da temelde yönetimin görevidir. Ne demiş Steve Jobs :

“Akıllı insanları işe alıp ne yapacaklarını söylemek çok saçma. Biz akıllı insanları, bize ne yapmamız gerektiğini söylesinler diye işe alıyoruz”

 

Amerika’nın 26. başkanı ve bir araştırmaya göre Atatürk’ten sonra yüzyılın en büyük liderlerinden biri gösterilen Theodore Roosevelt ise şöyle demiş :

“En iyi yönetici, çevresine yapılmasını istediği işi yapacak akıllı adamları toplayabilen ve sonra da onlar işlerini yaparken karışmamak için kendini kısıtlayabilen kişidir”.

Ben bu konuyu tek yazıya sığdıramayacağım anlaşılan. Zira daha ifade etmek istediğim birkaç nokta var. Kendimizde bu tip bir takıntı var ise ne yapacağız, böyle bir amir ile çalışıyorsak ne yapabiliriz bunları da tartışmaya açmalıyız. O nedenle, konunun devamı olacak bir sonraki yazıya kadar hoşçakalın…

 

Ek Kaynaklar:

https://www.leadershipthoughts.com/10-signs-of-micromanagement/ **
https://www.mindtools.com/pages/article/newTMM_90.htm
https://hbr.org/2014/11/signs-that-youre-a-micromanager
https://www.resourcefulmanager.com/delegating-quotes
https://www.forbes.com/sites/deborahljacobs/2012/05/07/how-to-manage-a-micromanager/#2483ab12698d

 

Share this Post